Hangman

Begin eraan! Stappenplan voor de organisatie van lokale initiatieven voor en door jongeren

Download een versie die je kan printen

 

1. Beginnen doe je zo...: Revolutionaire ideeën verzamelen in géén tijd
2. Blablabla ...: Vergader als de echte (maar dan zonder streepjeskostuum)
3. Plannen ...: Kom voorbereid aan de start
4. Money Money Money ...: Laat je idee niet in de weg staan door de centen
5. In je net te strikken ...: Partners in crime voor een gegarandeerd succes
6. Maak je actie bekend ...: Schreeuw het van de daken en fluister het in oren
7. Last but not least ...: Vermijd een kater
8. Checklist ...: Dingen die je zeker niet mag vergeten

 

 

STAP 1. Beginnen doe je zo... : Revolutionaire ideeën verzamelen in géén tijd

Voor je begint moet je natuurlijk weten wat je wil doen. Heb je al een idee? Dan kan meteen aan de slag gaan (en meteen deze eerste stap overslagen).
Als je nog niet precies weet wat je wil doen, zijn er verschillende manieren om die ene geniale ingeving te krijgen.

  • Je kan inspiratie opdoen bij andere ideeën. Hier vind je een lijst met een 35-tal ideeën waar je uit kan halen wat je wil!
  • Waar ben je zelf goed in? Een goed vertrekpunt is natuurlijk eens nadenken waar je zelf goed in bent, of nog belangrijker, wat je graag doet!
    Zink je bijna door het podium als je voor een grote groep moet zingen, is een eigen optreden misschien niet de beste optie. Tenzij je als organisator naast het podium kan staan uiteraard.
  • Rondvraag in je omgeving. Informeer eens bij vrienden en familie wat zij je zien doen. Misschien ben je zelf wat te bescheiden over sommige talenten, of overschat je jezelf op andere vlakken.
  • Brainstormen. Via brainstorming ga je op korte tijd heel veel ideeën verzamelen, de wildste eerst. Meer zelfs, wilde ideeën zijn een voorwaarde van een goede brainstorm. Denk helemaal los van wat kan en wat niet kan, zet zoveel mogelijk ideeën op je lijst, sta open voor elkaars ideeën, zonder kritiek te geven. Na de brainstorm selecteer je de beste, bruikbaarste ideeën.

Enkele brainstormtechnieken
• Som zoveel mogelijk activiteiten op die beginnen met een B (of een andere letter uit het alfabet)
• Vul elkaar aan: zoek telkens een activiteit/evenement die begint met de letter waarmee de activiteit van je voorganger eindigde (bv voetbal - lekkerbekkenbuffet - tekenwedstrijd - domino-kampioenschap -
• Associatie: plaats één woord centraal en noem zoveel mogelijk woorden op die met dat woord in verband staan (bv. Centraal woord is ‘papier', daar rond kan je schrijven: pen, schaar, schrijven, gekleurd, schuren, ...)
• Maak een ketting van woorden die met elkaar in verband staan (bv boterham - kaas - koe - boerderij - boer - boer zoekt vrouw - televisie - ...)
• Kies één land en som zoveel mogelijk activiteiten op die je eventueel in dat land kan doen

  • Een onderzoekje doen. Heb je zelf en/of je familie en vrienden niet meteen originele ideeën, kan je een onderzoekje doen in de buurt. Maak een vragenlijstje op en bus het in de straten van je wijk met de vraag om het terug te bezorgen op jouw adres.


STAP 2. Blablabla ... : vergader als de echte (maar dan zonder streepjeskostuum):

Voor je effectief tot actie kan overgaan, moeten er eerst heel wat woorden aan vuil gemaakt worden, vergaderen dus. Hier lees je wat tips om er toch zo weinig mogelijk tijd mee te verliezen.
Tijdens een vergadering bespreek je je plannen met iedereen die meewerkt. Dit is dus de plaats bij uitstek om meningsverschillen uit te klaren en beslissingen te nemen.

 

  • Zorg dat er iemand is die alles in goede banen leidt!
  • Afspraken maken voor je begint te vergaderen. Voor je de eerste keer vergaderd met iedereen die wil meewerken, stel je best samen een paar afspraken op. Afspraken kunnen er misschien uitzien als pesterijen, maar ze maken vooral het leven wat gemakkelijker tijdens het vergaderen!

Voorbeeld van enkele afspraken die nuttig kunnen zijn:
Iedereen komt op tijd voor de vergadering en blijft tot het einde
Gsm's moeten uit tijdens de vergadering
Iedereen laat elkaar uitspreken
Er wordt niet gerookt tijdens een vergadering
...

 

Top

 

STAP 3. Plannen ...: Kom voorbereid aan de start

Zorg dat je voorbereid aan de start komt. Door een goede planning op te maken, kan je onvoorziene omstandigheden proberen te vermijden.
Een projectplan bevat minstens een overzicht van:

  • WIE - Je doelgroep: je doelgroep omschrijft voor wie je je actie doet. Wil je alle volwassenen in de buurt bereiken voor een barbecue, alle jongeren voor een vrij podium of alle gepensioneerden om bij hen thuis klusjes op te knappen? Wie je doelgroep is gaat voor een groot deel bepalen hoe je hen kan bereiken en hoe je activiteit er zal uitzien. Senioren zitten immers niet dagelijks op Netlog of MSN, en jongeren tref je dan weer minder in de bingoclub.
  • WAAROM - De doelstelling: wat wil je bereiken met je actie? Onder de doelstelling probeer je te omschrijven wat je uiteindelijke doel is: een discussieavond met jullie buren? Een vrij podium met minstens 10 kandidaten? ...?
  • WANNEER - De timing gaat zowel over de voorbereiding als over de dag zelf. Natuurlijk moet je beginnen met een datum af te spreken waarop jullie activiteit zal doorgaan. Daarnaast maak je best een schemaatje van de voorbereiding. Wanneer moeten flyers uitgedeeld worden? Moet de brouwer minstens een maand op voorhand vastgelegd worden? Moet je een week voor de activiteit afspreken met de gemeentediensten voor materiaal? ...
  • WAAR - Locatie: waar gaat de activiteit doorgaan? Spreek op tijd iemand van de gemeente aan. Als jullie een speelstraat willen installeren of een tentje opzetten op het plein, moet je daarvoor toestemming vragen bij de gemeente. Je leest hierover ook meer onder ‘stap 5: mensen die je in je net moet strikken'
  • Promotie maken voor je actie: maak je actie bekend bij iedereen die het moet weten! Je leest hierover alles onder ‘stap 6: maak je actie bekend'. Vermeld in je planning wie je op welke manier wil aanspreken.
  • Budget: als je kosten gaat hebben, probeer je op voorhand een volledige begroting op te stellen. In een begroting maak je een inschatting hoeveel alles zal kosten. Je geeft er ook aan welke inkomsten je hebt. Kijk even onder ‘stap 4: MoneyMoneyMoney' voor meer informatie over centen.
  • Tenslotte giet je heel je plan in een draaiboek die beschikbaar is voor iedereen die meewerkt. In je draaiboek krijg je dus een volledig overzicht van wat wanneer moet gebeuren tijdens de voorbereiding en op de dag van je activiteit zelf.

 

Top

 

STAP 4. MoneyMoneyMoney ...: Laat je idee niet in de weg staan door de centen.

Het leukste blijft een leuke activiteit te organiseren die daarenboven géén of nauwelijks geld kost. Zie je het toch groots, zijn er enkele manieren om geld te verzamelen voor je activiteit.

  • Je kan een bijdrage vragen aan de deelnemers van de activiteit. Organiseer je bijvoorbeeld een barbecue, dan kan je de kostprijs vragen aan alle eters. Het is uiteraard niet de bedoeling om winst te maken met je activiteit.
  • Je kan wel vóór je activiteit een geld inzamel actie doen: kuis bijvoorbeeld de zolder op en ga met alle spullen op een rommelmarkt staan.
  • Daarnaast bestaan er ook manieren om subsidies te krijgen voor je initiatief:

• Je kan bijvoorbeeld eens informeren bij de jeugddienst van je gemeente naar mogelijke subsidies.
• Werk je met jongeren uit verschillende gemeentes samen, dan kan je misschien ook beroep doen op provinciale subsidies. Kijk daarvoor op de website van jouw provincie.
• Op Vlaams niveau is er o.a. de Koning Boudewijnstichting waar je projecten kan indienen voor buurtinitiatieven en wijkactiviteiten.
• Tenslotte zijn er zelfs centen op Europees niveau: via ‘youth in action' worden lokale initiatieven gestimuleerd. De projecten lopen pas vanaf het najaar, dus niet ideaal voor de actie tijdens de zomer, maar wel om tussen je oren te knopen als je in de toekomst nog activiteiten wil opzetten!

 

Top

 

STAP 5. In je net te strikken: Partners in crime voor een gegarandeerd succes!

Je staat er gelukkig niet alleen voor om je activiteit tot een goed einde te brengen. Er zijn een hoop mensen op wiens steun je kan rekenen, en die je ook zal nodig hebben.
Hoe meer mensen betrokken zijn, hoe meer ideeën en talenten je in je team hebt!

Als je het eerder groots ziet, zorg je best ook voor een volwassene om je te ondersteunen. Die heb je bijvoorbeeld nodig om contracten te ondertekenen. Daarenboven krijgt iemand die wat ouder is, soms meer gedaan.

Een aantal tips om vlot samen te werken:

  • Zorg dat er altijd één persoon is die het overzicht bewaard.
  • Maak duidelijke afspraken, zodat iedereen alles op dezelfde manier begrijpt en misverstanden vermeden kunnen worden.
  • Zorg dat er een duidelijke taakverdeling is. Wie leidt alles in goede banen? Wie zorgt voor het geld? Wie zorgt voor materiaal, voor de aankleding, voor de promotie? ...
  • Probeer elkaar te motiveren. Als er één persoon even z'n kop laat hangen, is er altijd iemand op het op te vangen.
  • Vergeet elkaar op het einde niet te bedanken!


Wie strik je best in je net?

  • Buurtbewoners: De buren zouden een centrale rol in de activiteit moeten spelen: ze zijn publiek, deelnemer, jury, raadgever, ... Wie weet wat voor onontdekte talenten zitten er trouwens nog verborgen bij je buren.
    Hoe strik je ze? Spreek ze gewoon aan, stop een flyer in hun brievenbus, hang een aankondiging op in de buurtwinkels, ...
  • De jeugddienst: De jeugddienst is nog zo'n belangrijke partner. Ze kunnen je ondersteunen op 101 manieren en je doorheen de andere gemeentediensten loodsen.
    Heb je niet meteen hulp of steun nodig, informeer je hen best gewoon via een mailtje ofzo over je actie.
    Hoe strik je ze? Stap gewoon op hen af of stuur ze een mailtje.
  • De gemeente: Voor heel wat dingen heb je toestemming nodig van de politie of andere diensten. Je mag niet zo maar een muur schilderen of een straat afsluiten om er te spelen. De afspraken zijn verschillend voor elke gemeente. Informeer je dus goed voor je aan iets begint. Als je niet weet waar je moet beginnen, kan je altijd te raden gaan bij de jeugddienst.
    Hoe strik je ze? Elke gemeente is anders, en organiseert zijn diensten anders. Aan het onthaal van de gemeente gaan ze je ongetwijfeld al heel wat kunnen vertellen.
    Je kan je ook laten informeren door iemand van de jeugddienst. Die kan je zeggen bij wie je waarvoor moet zijn.
  • Anderen: wil je een groot evenement organiseren, denk dan aan alle vergunningen die je moet aanvragen:
    • Als je muziek wil afspelen of een film op groot scherm wil vertonen, moet je Sabam betalen. Sabam is een vereniging van muzikanten, componisten en uitgevers, en waakt over de auteursrechten. Een aanvraagformulier moet minstens 10 dagen op voorhand bij Sabam zijn. Meer informatie www.sabam.be
    • Terwijl SABAM de rechten van auteurs beschermt, is de billijke vergoeding in het leven geroepen om tegemoet te komen aan de prestaties van uitvoerders en producenten. Meer informatie www.bvergoed.be
    • Meer informatie over het organiseren van een fuif of evenement vind je verzameld op www.fuifpunt.be
    • Veel vergunningen hangen af van gemeente tot gemeente. Ga daarom zeker even langs bij je gemeente of jeugddienst om te zorgen dat alles in orde is.

 

Top

 

STAP 6. Maak je actie bekend: Schreeuw het van de daken en fluister het in oren

Je activiteit mag nog zo tof zijn, als er niemand er van weet, zal je weinig resultaat boeken. Bazuin het dus rond, schreeuw het van de daken en fluister het in oren dat jullie wat van plan zijn!
We helpen je er een handje mee:

 

  • Op de website kan je flyers bestellen of downloaden. We voorzien twee types flyers: één versie die uitlegt waar deze campagne over gaat, en één versie die zelf onder het kopieerapparaat kan leggen om jouw eigen activiteit bekend te maken. We voorzien hiervoor ook een sjabloon om zeker binnen de juiste marges te schrijven.
    Je kan dus heel gemakkelijk tientallen kopietjes maken en verspreiden over alle brievenbussen in je omgeving. Leg op je route ineens ook een stapeltje bij de plaatselijke bakker en beenhouwer.
  • Maak gebruik van het wereldwijde web: maak een mail op en verspreid die onder zoveel mogelijk mensen. Of post een berichtje op je Netlog- of Facebookpagina. Denk er wel aan dat je via het web waarschijnlijk niet iedereen in je buurt bereikt.
  • Mond-aan-mond reclame: de oudste en beste manier om dingen bekend te maken blijft natuurlijk de tamtam. En dan spreken we niet over het slagwerk, maar wel over de praatjes. Vertel het gewoon aan zoveel mogelijk mensen! Als je activiteit leuk is, kan je ongetwijfeld rekenen op heel wat mond-aan-mond reclame.
  • Nodig de regionale pers uit om een kijkje te komen nemen op jullie activiteit. Op die manier kom je op een positieve manier onder de aandacht. Daarenboven kan je idee nog aanstekelijk werken voor anderen. Contactgegevens van de pers in jouw omgeving, kan je vermoedelijk opvragen bij de gemeente. Hier (link toevoegen naar Excel met contacten) vind je ook een lijst van de belangrijkste contacten.

Enkele tips:
- Zorg dat je iets interessant in beeld kan brengen als je regionale televisie vraagt.
- Verspreid tijdig een persbericht, hou rekening met redactieraden waarop de weekplanning wordt gemaakt.
- Een aantal tips om een persbericht te schrijven:
• Zet een duidelijke titel en een ‘teaser' bovenaan het persbericht. Je moet er van uitgaan dat journalisten dagelijks verschillende persberichten op hun bord krijgen. Probeer er via een aandachtstrekker tussen uit te springen
• Schrijf kort en bondig en vooral duidelijk.
• Behandel maar één onderwerp in je persbericht
• Vermeld altijd duidelijk volgende elementen:

o Wie
o Wat
o Waar
o Waarom
o Wanneer
o Hoe

• Schrijf altijd in de actieve vorm, vermijd werkwoorden als ‘worden' en ‘zullen'.
• Probeer zo neutraal mogelijk te schrijven. Je mag uiteraard enthousiast zijn, maar laat het aan de journalist zelf over om een mening te vormen.
• Maak een persbericht nooit langer dan één pagina
• Geef een woordje uitleg bij eventuele foto's.
• Vermeld op het einde van het berichtje wie gebeld kan worden voor meer informatie

 

Top

 

STAP 7. Last but not least: vermijd een kater

Je activiteit is pas helemaal afgelopen, als je er ook na de bewuste datum nog even aandacht aan geeft. Wat ging goed, wat ging minder goed? Welke dingen kan je dingen volgende keer herhalen, en welke moet je anders doen? Evalueren dus.

  • Evalueren doe je best met iedereen die betrokken was bij de actie. Tijdens een evaluatie probeer je een eerlijk beeld te vormen van hoe alles is verlopen, van voorbereiding tot opkuis. Kan iemand niet aanwezig zijn, vraag je hem/haar best op voorhand een aantal dingen mee te geven die beter konden of die net heel goed waren?
  • Afrekenen: zorg dat je na afloop van de actie zo snel mogelijk in orde bent met alles: moet je nog een verslag indienen bij een sponsor? Rekeningen betalen? ...
  • Vergeet tenslotte niet iedereen die meewerkte aan de actie, waaronder jezelf (!) uitgebreid te bedanken!

 

Top

Met steun van de Vlaamse overheid